De beveiligde elektronische brievenbus van uw onderneming

e-Box Enterprise is de beveiligde elektronische brievenbus die alle officiële communicatie tussen ondernemingen en overheidsinstellingen op één plek samenbrengt.

In e-Box Enterprise ontvangt u documenten (pdf) en berichten van de instellingen van de sociale zekerheid, maar ook van overheden van alle Belgische niveaus. De lijst van gemeentelijke, regionale en federale instanties die u berichten en documenten sturen via e-Box groeit nog steeds aan.

Op bepaalde berichten kunt u meteen antwoorden. Op termijn zult u ook zelf berichten en documenten kunnen versturen naar de e-Box van de overheidsdiensten. Zo verloopt uw communicatie met deze instellingen op een handige, snelle en veilige manier.

Deze documenten wisselt u uit via e-Box

Afzenders

Steeds meer federale en regionale overheidsinstellingen gebruiken e-Box Enterprise om ondernemingen documenten te sturen. Het gaat onder meer om Federale Overheidsdiensten (FOD) zoals FOD Financiën of FOD Economie, federale overheidsinstellingen zoals RSZ, RIZIV of RVA, Vlaamse, Waalse of Brusselse overheidsinstellingen, en vele steden en gemeenten.

Documenttypes

Uw onderneming ontvangt verschillende soorten documenten: notificaties van aangiften, aangetekende brieven, attesten, rappels, rapporten… De meeste van die documenten zijn pdf’s.

Geldigheidsduur

Elke instelling die in e-Box Enterprise publiceert, bepaalt zelf een geldigheidsduur per documenttype. Dat kan bijvoorbeeld 6 maanden zijn.

Als een document op het punt staat om te vervallen, krijgt u een waarschuwing.

Opgelet: documenten worden automatisch verwijderd uit e-Box Enterprise zodra de geldigheidsduur verstreken is. Wilt u ze bewaren, dan moet u ze opslaan op een opslagruimte van uw onderneming (harde schijf, server…).

e-Box Enterprise beheren

Toegangsbeheer

Iedereen die verbonden is aan uw onderneming kan toegang krijgen tot e-Box Enterprise. Het gaat dan bijvoorbeeld om werknemers, leden van de raad van bestuur of een bedrijfsleider. Wie toegang wil, moet wel een elektronische identiteitskaart of een itsme-account hebben.

Er zijn 2 soorten gebruikers:

  • Gebruiker: wie deze rol gekregen heeft, kan documenten raadplegen en beheren.
  • Toegangsbeheerder: wie deze rol gekregen heeft, kan andere medewerkers van de onderneming toegang verlenen tot e-Box. Zij zijn dan ‘gebruikers’.

Beheer van de meldingen

e-Box Enterprise stuurt een melding naar het e-mailadres van de onderneming:

  • wanneer er nieuwe documenten of berichten zijn, of
  • wanneer documenten op het punt staan om automatisch te vervallen.

Het e-mailadres van de onderneming is zichtbaar in uw e-Box. Toegangsbeheerders en gebruikers kunnen het zo nodig aanpassen.

Melden dat u alle gedigitaliseerde documenten in e-Box Enterprise wilt ontvangen

U kunt de verzenders laten weten dat u alle documenten die gedigitaliseerd zijn, ook digitaal wilt ontvangen.

Open de e-Box van uw onderneming, ga naar ‘Beheer e-Box’ en vink het hokje aan voor akkoord.

e-Box Enterprise integreren in uw intern systeem

Als u elke dag een groot aantal berichten in uw e-Box ontvangt, is het misschien eenvoudiger om e-Box Enterprise te integreren in uw eigen systemen.

Raadpleeg de pagina Technische integratie voor meer informatie.