Teilbereich

Standardmäßig besteht die e-Box Enterprise nur aus einem einzigen „allgemeinen“ Teilbereich“ der beim ersten Anmelden an Ihre e-Box automatisch erstellt wird.

Bei Bedarf können Sie neue Teilbereiche erstellen, die den Unterboxen Ihrer e-Box Enterprise entsprechen. Diese werden gekennzeichnet und haben ihren eigenen Zugang für die Benutzer.

Jeder Teilbereich enthält die manuell verschobenen Nachrichten.

Die e-Box Enterprise wurde ursprünglich nach dem Alles-oder-Nichts-Prinzip aufgebaut: voller Zugang oder kein Zugang. Die Personen, denen der Zugangsverwalter Zugang gewährt, müssen also vertrauenswürdig sein, da sie den gesamten Inhalt der e-Box im Blick haben.

Durch die Aufteilung der e-Box in mehrere Teilbereiche entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens können Sie den Zugang der Benutzer auf die für sie relevanten Nachrichten beschränken. Jeder Teilbereich wird gekennzeichnet und erhält eine eigene Zugangsverwaltung. Auf diese Weise erhöhen Sie die Effizienz und Sicherheit Ihrer e-Box Enterprise.

Die Nachrichten können dann manuell in den entsprechenden Teilbereich gestellt werden.

Das Unternehmen ist über seinen (Co-)Zugangsverwalter dafür verantwortlich, die Zugangsrechte zu diesen spezifischen Teilbereichen zu verwalten und die Nachrichten in den richtigen Teilbereich zu verschieben.

Nein, Ihr Unternehmen ist nicht verpflichtet, die e-Box in mehrere Teilbereiche zu untergliedern. Sie können es bei dem „allgemeinen Teilbereich“ belassen, der beim ersten Anmelden an Ihrer e-Box Enterprise automatisch erstellt wird. Ohne Teilbereiche haben alle Ihre Benutzer Zugang zu diesem einen „allgemeinen Teilbereich“, der den gesamten Inhalt der e-Box umfasst.

Nur (Co-)Zugangsverwalter sind berechtigt, Teilbereiche zu verwalten (und somit zu erstellen oder zu löschen).

Bitte beachten Sie:

• Der zu löschende Teilbereich muss leer sein.
• Der automatisch vom System erstellte „allgemeine Teilbereich“ kann nicht gelöscht werden.

Um einen neuen Teilbereich zu erstellen, müssen Sie zunächst die Voraussetzungen für die Nutzung der Funktion „Teilbereich“ akzeptieren. Gehen Sie zu diesem Zweck in die Verwaltung der e-Box und klicken Sie dann im Menü „Verwaltung der Teilbereiche“ auf den Link „Zur Verwaltung Ihrer Teilbereiche“. Überfliegen Sie den Text bis zum Ende der Verordnung und akzeptieren Sie diese Bedingungen.

Nachdem Sie diese akzeptiert haben, werden Sie automatisch zur Verwaltung Ihrer Teilbereiche weitergeleitet, wo standardmäßig bereits ein „allgemeiner Teilbereich“ angelegt ist. Durch Klicken auf „Teilbereich hinzufügen“ können Sie einen neuen Teilbereich erstellen.

Sie können Teilbereiche erstellen und auch umbenennen und löschen (diejenigen, die Sie selbst erstellt haben oder die von anderen (Co-)Zugangsverwaltern in Ihrem Unternehmen erstellt wurden).

Wenn Sie als (Co-)Zugangsverwalter die Voraussetzungen für die Nutzung der Funktion „(Teilbereich)“ akzeptiert haben, können Sie jederzeit Benutzer zu einem Teilbereich hinzufügen oder entfernen.

Klicken Sie dazu auf der Seite „Verwaltung der e-Box“ auf „Verwaltung der Teilbereiche“ und dann auf die Schaltfläche „Benutzer verwalten“. Sie werden dann zur Seite „Benutzerverwaltung“ weitergeleitet. Sie können auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“ klicken und die ENSS oder den Namen des Benutzers eingeben.

Bitte beachten Sie:

• Bevor Sie einen Benutzer hinzufügen können, stellen Sie sicher, dass Sie ihn zuvor in Ihrem Unternehmen unter der entsprechenden Eigenschaft (Arbeitgeber LSS oder Unternehmen ohne Personal) über die App „Zugangsverwaltung für Unternehmen und Organisationen“ registriert haben. Aktivieren Sie das Kästchen „e-Box Enterprise“ für den Benutzer, damit er Zugang zur webbasierten App e-Box Enterprise erhält.

Löschen Sie die Benutzer aus dem „allgemeinen Teilbereich“, wenn Sie den Zugang auf den von Ihnen erstellten Teilbereich beschränken möchten.

Das ist der Fall, wenn Sie sich nicht im selben Teilbereich wie Ihr Kollege befinden. Jeder Teilbereich hat einen spezifischen Inhalt.

Derzeit werden Benachrichtigungen der e-Box Enterprise an die in Ihrer e-Box Enterprise hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

In Zukunft sollen Benachrichtigungen an die E-Mail-Adresse gesendet werden, die Sie für jeden Teilbereich einrichten. Jeder Teilbereich hat seine eigene E-Mail-Adresse. Diese Umsetzung ist jedoch noch nicht für 2024 geplant. Sie werden zu gegebener Zeit umfassend über die Änderung informiert.

Derzeit ist es nicht möglich, einem einzelnen Teilbereich automatisch bestimmte Nachrichtentypen zuzuordnen. Sie haben aber die folgenden Möglichkeiten:

1. Erstellen Sie einen neuen Teilbereich, um diesen mit dem Nachrichtentyp zu verknüpfen.
2. Geben Sie den Benutzern, die diese Nachrichten bearbeiten werden, Zugang zu diesem Teilbereich:
   1. Zur Erinnerung: Die Benutzer müssen über die App zur Zugangsverwaltung Zugriffsrechte für die e-Box erhalten haben (siehe „Wie verwalte ich die Zugriffsrechte für Teilbereiche?“).
   2. Entfernen Sie gegebenenfalls die Zugänge dieser Benutzer zum „allgemeinen Teilbereich“.
3. Verschieben Sie Meldungen dieses Typs manuell aus dem „allgemeinen Teilbereich“ in den neuen Teilbereich.

Derzeit können Sie Nachrichten, die in einem bestimmten Teilbereich ankommen, manuell verschieben.

In Zukunft wird ein automatisches Routingsystem Ihre Nachrichten automatisch in bestimmte Teilbereiche entsprechend Ihrer Präferenzen einordnen. Diese Umsetzung ist jedoch noch nicht für 2024 geplant. Sie werden zu gegebener Zeit umfassend über die Änderung informiert.

Als Benutzer können Sie alle Nachrichten, zu denen Sie Zugang haben, verschieben.

Bitte beachten Sie:

• Ihr Zugangsverwalter muss den Ziel-Teilbereich erstellt haben.
• Ohne Zugang zu diesem Teilbereich können Sie die Nachricht weder aufrufen noch verschieben.

Im Rahmen der Möglichkeiten Ihres Unternehmens können Sie so viele Teilbereiche einrichten, wie Sie benötigen.

Nein, das ist derzeit nicht möglich.

Sie müssen nur die Nutzer der e-Box in Ihrem Unternehmen benachrichtigen . Nicht die Sender, die derzeit standardmäßig alle Nachrichten an den „allgemeinen Teilbereich“ Ihrer e-Box senden.

In diesem Fall ist eine technische Integration über „DocConsumer“ am besten geeignet.

Als „DocConsumer“ können Sie über eine technische Integration mit REST Webservices alle empfangenen Nachrichten in Ihrer e-Box Enterprise aufrufen.

Bitte rufen Sie die detaillierten Anweisungen zur Durchführung dieser Integration (neues Fenster) auf.

Es wird ein automatisches Routingsystem implementiert, das eingehende Nachrichten automatisch entsprechend Ihren Anforderungen an bestimmte Teilbereiche weiterleitet.

Die Verwaltung der e-Box wird überarbeitet, um e-Box-Benachrichtigungen über spezifische E-Mail-Adressen zu den einzelnen Teilbereichen zu transportieren (siehe „Wie wirken sich die Teilbereiche auf E-Mail-Benachrichtigungen aus?“).

Der „Teilbereich Mandatar“ wird automatisch erstellt, wenn Sie sich zum ersten Mal als Mandatar mit den Eigenschaften „anerkanntes Sozialsekretariat“ und „Dienstleister (juristische Person)“ bei Ihrer e-Box anmelden.

Als Zugangsverwalter einer e-Box als Mandatar können Sie neue Teilbereiche erstellen (siehe „Was ist ein Teilbereich in e-Box Enterprise?“).

Im „Teilbereich Mandatar“ finden Sie alle Nachrichten, die in der alten Webapp e-Box Mandatar enthalten sind.

Bisher wurden keine Änderungen an der Verwaltung der Benachrichtigungen vorgenommen. Nachrichten an Mandatare werden ausschließlich an die in der e-Box für Mandatare registrierte Adresse gesendet.