Une boîte aux lettres électronique sécurisée pour votre entreprise

e-Box Enterprise est une boîte aux lettres électronique sécurisée, centralisant toutes les communications officielles entre les entreprises et les institutions publiques.

Via l'e-Box Enterprise, vous recevez des documents (PDF) et des messages d’institutions telles que la sécurité sociale, mais aussi d’institutions belges à tous les niveaux. La liste des institutions communales, régionales et fédérales pouvant vous adresser des informations via l’e-Box s’allonge de jour en jour.

Vous avez la possibilité de répondre directement à certains messages, et à terme, vous pourrez envoyer vous-mêmes des messages et des documents vers l'e-Box des services publics.

La communication avec les institutions s'effectue ainsi de façon pratique, rapide et sûre.

Documents échangés via l’e-Box

Expéditeurs

De plus en plus d’institutions fédérales et régionales utilisent l’e-Box Enterprise pour envoyer des documents aux entreprises. C’est le cas notamment de Services Publics Fédéraux (SPF) comme le SPF Finances ou le SPF Economie, d’institutions fédérales telles que l’ONSS, l’INAMI ou l’ONEM, d‘institutions wallonnes, bruxelloises ou flamandes tout comme de nombreuses villes et communes.

Types de documents envoyés

Dans l'e-Box, votre entreprise reçoit plusieurs types de documents : des notifications de déclarations, des recommandés, des attestations, des rappels, des rapports, etc. La plupart de ces documents sont au format PDF.

Durée de validité

Lorsqu’une institution publie dans e-Box Enterprise, elle détermine une durée de validité pour chaque type de document, par exemple six mois.

Si un document est sur le point d'expirer, vous recevez un avertissement.

Attention : les documents sont supprimés automatiquement d’e-Box Enterprise une fois la durée de validité expirée. Pour ne pas les perdre, n’oubliez pas de les sauvegarder dans un espace de stockage de votre entreprise (disque dur, serveur, etc.).

Gérer l’e-Box Enterprise

Gestion des accès

Chaque personne liée à votre entreprise peut avoir accès à l'e-Box. Il peut s’agir par exemple d’un employé, d’un membre du conseil d’administration ou d’un gérant. Il faut également être en possession d'une carte d'identité électronique (eID) ou d'un compte itsme.

Les deux types d’accès possibles sont :

  • Utilisateur : la personne désignée comme telle a un accès à l’e-Box, elle peut l’utiliser et consulter les documents par exemple.
  • Gestionnaire d’accès : la personne désignée comme telle a le pouvoir de donner accès à l’e-Box à des employés de l’entreprise, qui deviennent alors des utilisateurs.

Gestion des notifications

e-Box Enterprise vous envoie une notification à l'adresse e-mail de l'entreprise :

  • lors de la réception de nouveaux documents ou messages ou
  • peu avant l'expiration automatique de documents.

L'adresse e-mail de l'entreprise est visible dans votre e-Box : le Gestionnaire d'accès ainsi que l'utilisateur de l’e-Box peuvent directement la modifier.

Signaler que vous souhaitez recevoir tous les documents disponibles au format numérique via e-Box Enterprise

Vous pouvez faire savoir aux institutions publiques que vous souhaitez recevoir en version numérique tous les documents disponibles sous cette forme.

Pour cela, ouvrez l'e-Box de votre entreprise, allez à « Gestion de l'e-Box » et cochez la case pour accord.

Intégration d’e-Box Enterprise dans votre système interne

Si vous recevez un grand nombre de messages au quotidien dans l'e-Box, une intégration dans votre système interne pourrait faciliter votre gestion.

Consultez la page Intégration technique de l’e-Box de ce site web pour en savoir plus.